Do kontroli celno-skarbowej warto przygotować firmę organizacyjnie jeszcze przed jej rozpoczęciem. Jeżeli kontrola już trwa, najważniejsze są szybkie zabezpieczenie dokumentacji, ustalenie zakresu sprawy i sprawny obieg korespondencji. W tym trybie wcześniejsze zawiadomienie o planowanej kontroli nie jest zasadą.
Ustal, jakie rozliczenia są sprawdzane
Przeanalizuj upoważnienie i pierwsze żądania. Określ podatki, okresy i transakcje wymagające wyjaśnienia. Rozdziel dokumenty według zagadnień, tak aby można było odtworzyć zarówno sposób rozliczenia, jak i rzeczywisty przebieg zdarzeń.
Kontrolujący może żądać dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, również dotyczących innego okresu, gdy prawo to przewiduje i istnieje związek z badaną sprawą. Nie oceniaj więc zasadności żądania wyłącznie na podstawie daty dokumentu.
Zbuduj dokumentację transakcji
Przygotuj materiały pozwalające odpowiedzieć na cztery pytania: co zamówiono, co wykonano, jak to potwierdzono i jak rozliczono. Dla poszczególnych transakcji mogą być potrzebne:
- umowy, zamówienia i uzgodnienia handlowe;
- faktury, deklaracje i ewidencje;
- potwierdzenia dostawy lub odbioru usług;
- raporty, dokumentacja projektowa i korespondencja;
- potwierdzenia płatności oraz wyjaśnienia rozbieżności.
Zachowaj oryginalne pliki i informacje o ich pochodzeniu. Jeżeli tworzysz pomocniczy opis zdarzeń, wskaż datę jego przygotowania i dokumenty, na których się opiera.
Przygotuj osoby uczestniczące w kontroli
Pracownicy powinni znać organizację kontaktu z organem i wiedzieć, gdzie znajduje się dokumentacja. Osoba wezwana na przesłuchanie powinna sprawdzić swój status procesowy oraz przeczytać pouczenie.
Przygotowanie do czynności polega na przypomnieniu faktów i uporządkowaniu własnej wiedzy. Nie powinno polegać na uzgadnianiu wersji zdarzeń. Jeśli ktoś nie pamięta szczegółu, powinien to jasno powiedzieć, zamiast uzupełniać lukę domysłem.
Prowadź rejestr żądań i odpowiedzi
Dla każdego wezwania zanotuj datę doręczenia, termin odpowiedzi, osobę odpowiedzialną i listę przekazanych załączników. Zachowuj dowody wysyłki. Analizuj, czy protokoły czynności prawidłowo oddają przebieg przesłuchania lub oględzin, i zgłaszaj uwagi, gdy wymagają sprostowania.
Osobno sprawdź, czy nadal biegnie termin na korektę deklaracji po doręczeniu upoważnienia. Nie należy odkładać tej analizy do czasu zgromadzenia wszystkich materiałów, jeśli termin wcześniej upłynie.
Ustal strategię reprezentacji
Pełnomocnik powinien znać nie tylko księgowe ujęcie transakcji, lecz także jej przebieg i dotychczasowe stanowisko organu. Pozwala to łączyć odpowiedzi na kolejne wezwania w spójne wyjaśnienie sprawy.
TAXBERG pomaga uporządkować dokumentację i prowadzi reprezentację podczas kontroli celno-skarbowych. Zakres współpracy jest ustalany z uwzględnieniem etapu kontroli i charakteru zakwestionowanych rozliczeń.