W postępowaniu podatkowym dowodem może być wszystko, co pomaga wyjaśnić sprawę i nie jest sprzeczne z prawem. Katalog dowodów nie ogranicza się do faktur i ksiąg. Znaczenie mogą mieć także korespondencja, zeznania świadków, opinie biegłych czy materiały pokazujące wykonanie usługi.
Dokumenty księgowe i handlowe
Podstawowe materiały to deklaracje, ewidencje, faktury, umowy, zamówienia i potwierdzenia zapłaty. Każdy z nich opisuje jednak inny fragment zdarzenia. Faktura dokumentuje określone rozliczenie, a przelew potwierdza przepływ pieniędzy; nie zawsze samodzielnie wyjaśniają rzeczywisty zakres świadczenia.
W zależności od sporu dołącz także protokoły odbioru, listy przewozowe, dokumenty magazynowe, zestawienia wykonanych prac lub raporty. Wyjaśnij, jak poszczególne materiały łączą się z kwestionowaną transakcją.
E-maile i inne materiały elektroniczne
Korespondencja może potwierdzać zamówienie, uzgodnienie warunków, realizację prac i zgłoszenie uwag. Przydatne bywają pliki projektowe, zapisy systemowe i dokumenty przesyłane przez kontrahentów.
Zadbaj o czytelność, kompletność i możliwość ustalenia pochodzenia materiału. Pojedynczy zrzut ekranu może pomijać kontekst. Zachowaj oryginalne pliki i pełny wątek korespondencji, a w piśmie wskaż istotny fragment oraz fakt, który ma wykazać.
Zeznania świadków i opinie biegłych
Świadek może opisać fakty, które zna z własnego udziału w zdarzeniach. Warto wskazać konkretną osobę oraz okoliczności, o które powinna zostać zapytana. Ogólne żądanie przesłuchania wszystkich pracowników może nie wyjaśniać, dlaczego ich wiedza jest potrzebna.
Jeżeli sprawa wymaga wiadomości specjalnych, organ może powołać biegłego. Opinia zamówiona prywatnie przez podatnika może być przedstawiona jako dokument, ale nie staje się przez to automatycznie opinią biegłego powołanego w postępowaniu.
Jak sformułować wniosek dowodowy?
Wskaż dowód, okoliczność, którą ma potwierdzać, i jej znaczenie dla rozstrzygnięcia. Dokumenty dołącz jako opisane załączniki. Jeśli materiał znajduje się u innego podmiotu, podaj informacje pozwalające go zidentyfikować.
Przykład: zamiast pisać „wnoszę o przesłuchanie kierownika”, wskaż, że kierownik uczestniczył w odbiorze określonej dostawy i może potwierdzić jej datę, ilość towaru oraz miejsce rozładunku.
Czy urząd musi uwzględnić każdy wniosek?
Żądanie przeprowadzenia dowodu powinno zostać uwzględnione, jeżeli dotyczy okoliczności istotnych dla sprawy, chyba że zostały wystarczająco stwierdzone innym dowodem. Organ ocenia materiał jako całość. Dlatego liczy się znaczenie dowodu, a nie sama liczba załączników.
TAXBERG pomaga ocenić materiał dowodowy, wykryć jego braki i przygotować wnioski odpowiadające przedmiotowi sporu.