Po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli podatkowej sprawdź datę doręczenia, zakres kontroli i listę dokumentów, których oczekuje urząd. Następnie zabezpiecz materiały dotyczące wskazanych rozliczeń i ustal, kto będzie odpowiadał za kontakt z kontrolującymi. Samo zawiadomienie nie przesądza, że popełniłeś błąd ani że powstanie dodatkowy podatek do zapłaty.
Zacznij od daty doręczenia i zakresu kontroli
Zapisz dzień skutecznego doręczenia zawiadomienia. Zachowaj kopertę, potwierdzenie odbioru albo dowód doręczenia elektronicznego. Data wystawienia pisma nie musi być datą, od której liczy się termin.
Sprawdź, jakiego podatku, okresu i zagadnienia dotyczy kontrola. Porównaj oznaczenie podatnika z danymi swojej firmy. Zawiadomienie powinno zawierać również wstępną listę dokumentów i informacji oczekiwanych przez organ oraz pouczenie o prawie do korekty deklaracji.
Ile masz czasu przed rozpoczęciem kontroli?
W zwykłym trybie kontrolę wszczyna się po upływie 7 dni i przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Wcześniejsze rozpoczęcie wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego. Jeśli urząd nie rozpocznie kontroli w ustawowym terminie, potrzebne jest ponowne zawiadomienie.
Nie traktuj zgody na wcześniejsze rozpoczęcie jako formalności. Najpierw oceń, czy masz dostęp do dokumentacji i możliwość zapewnienia reprezentacji. Ustawa przewiduje także przypadki kontroli bez wcześniejszego zawiadomienia — opisane zasady dotyczą sytuacji, w której zawiadomienie jest wymagane. Podstawa: art. 282b–282c Ordynacji podatkowej.
Co zrobić w pierwszej kolejności?
- Przekaż pismo osobie prowadzącej księgowość oraz pełnomocnikowi, jeśli z niego korzystasz.
- Zabezpiecz deklaracje, ewidencje, faktury i umowy dotyczące wskazanego okresu.
- Zachowaj korespondencję i dokumenty potwierdzające rzeczywisty przebieg transakcji.
- Wyznacz osobę koordynującą odpowiedzi oraz rejestr przekazywanych materiałów.
- Sprawdź, czy wcześniejsze wyjaśnienia dla urzędu dotyczyły tych samych rozliczeń.
Przykładowo: jeśli kontrola obejmuje odliczenie VAT od usług, sama faktura może nie wyjaśniać, co wykonano. Warto odnaleźć raporty, rezultaty prac i korespondencję dotyczącą ich odbioru.
Czy od razu składać korektę deklaracji?
Zawiadomienie nie jest nakazem korekty. Przed rozpoczęciem kontroli możliwość korekty co do zasady pozostaje otwarta, natomiast podczas kontroli zostaje zawieszona w objętym nią zakresie. Decyzję warto poprzedzić oceną dokumentów, podstawy prawnej i skutków finansowych. Korekta złożona wyłącznie pod wpływem niepokoju może nie odpowiadać rzeczywistemu stanowi sprawy.
Pomoc po otrzymaniu zawiadomienia
TAXBERG analizuje zakres planowanej kontroli, pomaga przygotować dokumentację i ustalić sposób reprezentacji podatnika. Jeśli otrzymałeś zawiadomienie, skontaktuj się z kancelarią, przekazując jego pełną treść oraz informację o dacie doręczenia.