Przygotowanie do kontroli podatkowej polega na uporządkowaniu dokumentów, sprawdzeniu rozliczeń objętych kontrolą i ustaleniu zasad współpracy z urzędem. Najbardziej przydatna jest dokumentacja, która pozwala połączyć kwotę wykazaną w deklaracji z konkretną transakcją i jej rzeczywistym przebiegiem.
Przygotuj dokumenty zgodnie z zakresem kontroli
Zacznij od zawiadomienia i upoważnienia, jeśli zostało już doręczone. Ustal podatek, okres i przedmiot sprawdzenia. Na tej podstawie przygotuj zestaw materiałów, zamiast przekazywać przypadkowo wybrane pliki z całego archiwum firmy.
Zwykle przydatne są deklaracje wraz z korektami, ewidencje, faktury, umowy i potwierdzenia płatności. Zależnie od sprawy potrzebne mogą być również dokumenty transportowe, protokoły odbioru, raporty wykonanych usług i korespondencja z kontrahentami. Zakres żądań organu powinien wiązać się z przedmiotem kontroli.
Sprawdź, czy dokumenty tworzą spójną całość
Porównaj wartości z deklaracji z ewidencjami i dokumentami źródłowymi. Wyjaśnij różnice między datą wykonania usługi, wystawienia faktury i zapłaty. Ustal, czy korekty zostały uwzględnione we wszystkich właściwych zestawieniach.
Jeśli brakuje dokumentu, sprawdź możliwość uzyskania kopii od kontrahenta lub odtworzenia informacji z istniejących zapisów. Nie zmieniaj historycznych dokumentów ani nie twórz potwierdzeń zdarzeń, których nie było. Własne zestawienie przygotowane na potrzeby kontroli oznacz jako zestawienie i wskaż źródła danych.
Ustal zasady kontaktu z kontrolującymi
Wyznacz osobę, która będzie odbierała pisma, pilnowała terminów i uzgadniała kompletność odpowiedzi. Rozdziel zadania między zarząd, księgowość i pełnomocnika. Pracownicy powinni wiedzieć, gdzie przekazywać pytania urzędu, a osoby uczestniczące w czynnościach — w jakim charakterze występują.
Przy każdym przekazaniu dokumentów zachowaj listę załączników oraz potwierdzenie. Jeśli żądanie jest niejasne, poproś o sprecyzowanie. Jeżeli wykonanie go w terminie jest obiektywnie trudne, odpowiednio wcześnie przedstaw przyczyny i wniosek dotyczący terminu. Sam wniosek nie oznacza, że termin został zmieniony.
Przygotuj opis spornych transakcji
Dla każdej transakcji budzącej wątpliwości zapisz, kto ją uzgodnił, co wykonano, kiedy nastąpił odbiór i jakie dokumenty to potwierdzają. Oddziel fakty od ocen prawnych.
Przykładowo: przy zakupie usług marketingowych uporządkuj zamówienie, materiały kampanii, raporty i potwierdzenie akceptacji prac. Pozwala to wyjaśnić gospodarczy sens wydatku znacznie lepiej niż sam opis na fakturze.
Kiedy włączyć pełnomocnika?
Pomoc jest szczególnie przydatna, gdy kontrola dotyczy wielu okresów, skomplikowanych transakcji albo rozliczeń już kwestionowanych przez urząd. Pełnomocnik może analizować żądania, uczestniczyć w czynnościach i przedstawiać stanowisko podatnika w granicach umocowania.
TAXBERG pomaga przygotować firmę do kontroli podatkowej i prowadzi reprezentację podczas jej trwania. Punktem wyjścia jest analiza zakresu kontroli oraz dostępnych dokumentów.